L’obiettivo di ogni imprenditore è creare valore attraverso la gestione e la combinazione di risorse.
Visto in termini di numeri, l’attività dell’imprenditore è fare in modo che 2+2 sia uguale a 6.
Per le persone normali, questo tipo di attività sembrerebbe impossibile e, in effetti, fare l’imprenditore è uno stile di vita e un modo di vedere la realtà in modo diverso rispetto al resto degli “esseri umani”.
L’imprenditore è come una macchina tarata per la ricerca di opportunità per combinare risorse singolarmente povere e unirle per creare sinergie. In altre parole, l’imprenditore è dotato di un sesto senso che gli consente di prevedere, comprendere e intuire cose che gli altri esseri normali non percepiscono. Fare l’imprenditore significa “prendere continuamente l’iniziativa” per creare ricchezza.
La costanza nel prendere l’iniziativa è la fondamentale differenza tra un imprenditore di successo e un imprenditore occasionale.
Ma il sesto senso da solo non è sufficiente ad assicurare il successo imprenditoriale che ha bisogno di essere costruito partendo dai numeri. Una parte del mio lavoro è dare i numeri all’imprenditore ed aiutarlo ad interpretarli per misurare il suo successo e misurare costantemente se è riuscito a fare 2+2=6 o se nella realtà sta bruciando ricchezza, che in parole povere significa che sta facendo 2+2=3.
Nella mia attività mi scontro quotidianamente con realtà aziendali che vengono gestite senza numeri ma solamente sulla base di sensazioni. Molto spesso passo ore ed ore ad ascoltare strategie aziendali, decisioni, idee di marketing, investimenti fatti o da fare e quando chiedo il risultato in termini di numeri ricevo e percepisco una serie di giustificazioni e di incertezze nelle parole del tipo:
“il commercialista sta chiudendo il bilancio”
oppure
“ho dei numeri ma sono provvisori”
ancora
“mi hanno dato dei numeri ma non mi convincono”
oppure
mi viene detto che i numeri sono preparati su un foglio Excel dalla segretaria su richiesta dell’imprenditore perché l’amministrazione non è in grado (o non ha tempo) di prepararli.
Ti garantisco che questa è la situazione generale del panorama italiano: le aziende, ed in particolare le piccole medie imprese, hanno una cronica assenza di numeri semplici e leggibili che consentano all’imprenditore di misurare la bontà delle proprie azioni e che indichino se sta percorrendo una strada corretta che li sta portando al successo o al fallimento.
Spesso, la differenza tra successo e fallimento è data dalla capacità delle risorse interne all’azienda di fornire costantemente all’imprenditore la misura numerica delle proprie azioni. Se una azienda non è in grado di fornire all’imprenditore i numeri in modo costante e preciso la direzione presa è inevitabilmente quella legata alla fortuna e alle sensazioni.
Tuttavia, essendo la fortuna una risorsa rara, ecco spiegato perché solo il 5% delle aziende resta in vita dopo il decimo anno mentre le altre chiudono. In termini di probabilità è come puntare la propria vita imprenditoriale su una roulette fatta di 100 numeri, dove ne escono solamente 5 vincenti e, guarda caso, quei 5 numeri vincenti sono proprio quelle aziende che hanno i numeri sotto controllo.
Se ci pensi bene, i giocatori professionisti del casinò sono persone il cui cervello memorizza numeri e statistiche e alla lunga giocano contro il banco perché utilizzano i numeri a proprio favore, il banco non guadagna da loro ma da tutti gli altri al tavolo che giocano affidandosi al caso.
Ma quali sono i numeri che servono all’imprenditore e chi deve fornirli?
Purtroppo questo è tasto dolente.
Ogni azienda ha una contabilità e cioè una persona che “conta” le cose e quindi un contabile.
Ma se chiediamo al contabile perché conta le cose ti risponderà che lo fa perché deve versare l’iva, oppure perché bisogna pagare le tasse a fine anno, oppure perché il commercialista deve fare il bilancio oppure… perché è obbligatorio farlo.
Non ho mai trovato un contabile rispondere che conta le cose perché deve fornire i numeri all’imprenditore per gestire al meglio l’azienda e dargli un futuro. Quando mi avvicino all’ufficio contabile, molto spesso, mi trovo ad essere un intruso e percepisco molti tentativi di essere respinto con le scuse più banali del tipo: oggi non posso perché devo chiudere l’iva, domani non posso perché viene il collegio sindacale, la prossima settimana ho l’intrastat, oppure non posso seguirti perché ho degli arretrati, vedi quante carte che ho sul tavolo?
Questo succede quasi quotidianamente.
L’imprenditore tenta di avere dei numeri dal proprio amministrativo ma viene respinto con parolone tecniche o con minacce che se le cose non sono in ordine e arriva la guardia di finanza con il multone… Ecco devo anche spezzare una lancia a favore dell’amministrativo interno o del commercialista che tiene la contabilità: loro non capiscono l’importanza di fornire i numeri all’imprenditore ma, soprattutto, spesso non sanno neanche quali sono in numeri di cui hanno bisogno, figuriamoci se sono in grado di interpretarli o di semplificarli, non è colpa loro, non è il loro lavoro.
Un esempio classico di questo avviene quando chiedo all’amministrativo perché l’azienda non guadagna e la risposta che ricevo è che i costi sono superiori ai ricavi. Questa è la classica risposta di chi non sa cosa dire. Oppure quando chiedo perché i debiti delle banche aumentano e non ho mai liquidità, mi sento rispondere che il motivo è che ci sono troppi pagamenti. Anche questa è una risposta che è sicuramente corretta ma che non ha alcun senso. Il problema non è che l’amministrativo o il contabile non sanno, ma che l’imprenditore pretende una risposta da chi non fa e non ha mai fatto quel mestiere.
Molti amministrativi e molti commercialisti iniziano la propria attività contabile imparando a farlo da chi lo faceva prima. In sostanza è un lavoro che viene tramandato in modo orale nel bene, ma soprattutto nel male. Un imprenditore mi disse un giorno che l’ufficio amministrativo è quello che all’interno di una azienda è soggetto a maggiore obsolescenza mentale.
In sostanza negli uffici amministrativi “si fa quello che si è sempre fatto” senza alcuna attività costante di miglioramento ed evoluzione nella elaborazione dei numeri. Questo è frutto proprio del passaggio di consegne orale tra le varie generazioni di amministrativi.
La tecnologia e l’informatica oggi consente di avere uffici amministrativi con la metà del personale rispetto a 5 anni fa ed avere tutti i numeri che servono all’imprenditore in tempo reale.
Il punto è: chi si preoccupa di ottenere questo risultato? Non penso che l’amministrativo abbia l’interesse di auto licenziarsi: anzi più carte e casini ci sono più viene giustificato il proprio ruolo e si auto-rende indispensabile.
Ammesso che l’amministrativo abbia la giovinezza mentale di pensare a come fare quello che sta facendo in minor tempo, utilizzando tecniche diverse o automatizzando molti processi, la domanda vera è: ma chi glielo fa fare? Molte volte l’amministrativo fa l’eterno incompreso e si giustifica dicendo che l’imprenditore investe in tutte le aree aziendali meno che quella amministrativa.
A mio parere sono solo giustificazioni perché ogni area aziendale deve, in ogni caso, proporre investimenti nella propria struttura ma soprattutto deve anche spiegare il risultato atteso dei miglioramenti in tempi certi.
Molto spesso arrivo in aziende che hanno speso migliaia di euro in software e in consulenti per “ammodernare” i sistemi contabili.
Nel 90% dei casi il risultato è che l’azienda si trova in una confusione tale che ha perso le poche certezze che aveva prima e invece di diminuire i costi per l’amministrazione li ha aumentati.
Molti amministrativi pensano che investire in super software contabili sia sempre la soluzione a tutti i mali senza pensare che la cosa peggiore che può capitare, è lasciare al buio l’imprenditore per mesi.
Purtroppo l’ignoranza non si corregge con i software ma con lo studio e l’esperienza ed il dato fondamentale è che per fornire i numeri che servono all’imprenditore di una PMI basta una contabilità corretta, registrata per competenza ed elaborando unbilancio mensile.
Per cercare i dati in profondità basta saper utilizzare i gestionali che normalmente vengono utilizzati ed incrociarli con la contabilità.
Trovare i numeri che servono all’imprenditore è una questione di esperienza, preparazione sul campo, elasticità mentale e lasciamelo passare, anche creatività. Una delle parti più difficili del mio lavoro è proprio “svegliare” gli amministrativi dal torpore e oblio dove sono rimasti per anni. Spiegare loro che se l’azienda cresce e guadagna ed evolve, ci sarà sempre più lavoro e ricchezza per tutti.
Far accettare ad un amministrativo che anche il suo lavoro è soggetto ad evoluzione e cambiamenti è un compito veramente arduo che spesso viene giustificato con la solita frase del tipo “si è sempre fatto così ed ha sempre funzionato”.
Gli amministrativi hanno paura di fornire numeri all’imprenditore perché hanno paura di assumersi responsabilità e di provocare dei cambiamenti.
Non comprendendo che gestire una azienda significa mutare continuamente e stimolare l’imprenditore a svolgere la sua mansione più importante: innovare.
La domanda che pongo a te imprenditore è la seguente:
il tuo amministrativo scommetterebbe su di te?
Ti sta stimolando in modo positivo? Oppure non vede l’occasione per dimostrare che lui ha ragione e che te lo ha sempre detto?
Un’azienda è vincente e diventa invincibile nella misura in cui tutte le risorse umane scommettono sull’imprenditore (amministrativo compreso).
Ma quali sono i numeri di cui l’imprenditore hai bisogno costantemente in modo preciso per condurre la tua azienda?
E soprattutto chi ha le abilità di tirar fuori questi numeri e garantire che siano corretti e ordinati in modo semplice per non ubriacare o confonderti?
I numeri che servono sono molti ma devono essere affrontati con gradualità perché potrebbero confondere e far confusione che, a volte, è peggio dell’assenza di numeri.
Per mia esperienza distinguo i numeri in due categorie:
• Numeri che individuano lo stato di salute;
• Numeri che spiegano la causa e indicano le soluzioni.
Sono due tipi di numeri diversi.
L’amministrativo o il commercialista che non conosce l’azienda è in grado di fornire la prima parte dei numeri, mentre il vero professionista o il CFO fornisce la seconda parte dei numeri.
In modo semplificato i numeri che individuano lo stato di salute sono:
• il conto economico mensile;
• lo stato patrimoniale mensile;
• il rendiconto finanziario.
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